فرآیند مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، قدم‌ها، تصمیمات و راهی است که کار براساس آن انجام می‌شود. هر فرآیند معمولاً از مراحل مختلفی تشکیل شده است که نهاده‌ها را پس از پردازش به برون‌داد تبدیل می‌کند. هر فرآیند باید درست و صحیح و به‌موقع تدارک شود و فعالیت‌ها به‌طور دقیق درست انجام شوند تا سازمان قادر به پاسخگویی نیازها و انتظارات مشتریان باشد.

مدلی که برای ارتقاء فرآیندها مورد استفاده قرار گرفته، بسیار آسان، شفاف و کاربردی می‌باشد که هر فردی پس از آموزش قادر خواهد بود به افراد دیگر آموزش دهد و بدین‌ترتیب کل پرسنل یک شرکت سریع می‌توانند آموزش‌های لازم را دیده و برای بهبود فرآیندها به‌طور عملی کارشان را شروع نمایند.

این مدل به نام روش FOCUS PDCA معروف می‌باشد که مبتنی بر استراتژی بهبود مستمر بنا شده است.

تکنیک FOCUS PDCA راهی مطمئن برای بهبود مداوم کیفیت فرآیندها را فراهم می‌آورد و افراد درگیر در فرآیند با استفاده از این تکنیک ساده، فرآیندهایی را که از عملکرد و مشکلاتشان آگاه هستند، ارتقا می‌دهند.

در این کتاب ابتدا خوانندگان را با مفاهیم و تعاریف پایه آشنا می‌کند. سپس به مباحث انتخاب فرآیند و شفاف‌سازی عملکرد آن، چگونه خواهیم دانست که تغییر در فرآیند موجب ارتقاء خواهد شد، تعیین علل ریشه‌ای بروز مشکلات در فرآیند و ارائه راه‌حل، چرخه بهره‌وری، فرم‌های خام موردنیاز در کار عملی ارتقاء براساس تکنیک و ارتقای فرآیند صدور حکم مأموریت در مرکز تحقیقات راه‌آهن جمهوری اسلامی ایران می‌پردازد.

کتاب «ارتقاء فرآیندها به روش FOCUS PDCA» در 111 صفحه و به‌قیمت 15 هزار ریال به‌چاپ رسیده است.

 مقدمه................................................................................................................. 1

بخش اول – آشنایی با مفاهیم و تعاریف پایه

تعاریف فرآیند......................................................................................................... 5

تعاریف سیستم..................................................................................................... 6

خواص سیستم..................................................................................................... 6

بهبود مستمر فرآیند................................................................................................ 7

تعریف بهبود مستمر فرآیند....................................................................................... 8

روش‌های بهبود مستمر........................................................................................... 8

تعریف مشتری....................................................................................................... 8

یک سازمان چگونه بهبود فرآیند را آغاز می‌کند؟............................................................ 9

مدل بهبود فرآیند FOCUS PDCA چیست؟.................................................................... 10

این مدل بهبود فرآیند مشتمل بر دو بخش است:.......................................................... 11

آشنایی با مدل:..................................................................................................... 11

بخش دوم – انتخاب فرآیند و شفاف‌سازی عملکرد آن

مرحله 1 – یافتن فرآیند برای ارتقاء............................................................................. 17

توجه به چند نکته................................................................................................... 19

برگه بیان فرصت..................................................................................................... 19

نکته.................................................................................................................... 19

بیان فرصت........................................................................................................... 20

نمودار قالبی......................................................................................................... 20

نکات مهم............................................................................................................. 20

چگونه نمودار قالبی ایجاد کنیم؟................................................................................ 20

مرحله 2 – سازماندهی تیمی که فرآیند را می‌شناسد.................................................. 22

نکات و توصیه‌ها..................................................................................................... 22

تعیین هدف........................................................................................................... 22

ترکیب تیم............................................................................................................ 24

ابعاد تیم............................................................................................................... 24

رهبر تیم.............................................................................................................. 24

اعضای تیم........................................................................................................... 25

مشاور تیم............................................................................................................ 25

آموزش تیم........................................................................................................... 26

نمونه کار برگ منشور تیم........................................................................................ 26

صورت‌جلسه تیم بهبود............................................................................................ 26

بخش سوم – چگونه خواهیم دانست که تغییر در فرآیند موجب ارتقاء خواهد شد

مرحله 3 – شفاف کردن جریان فرآیند و عملکرد آن......................................................... 31

بخش اول: تهیه نمودار جریان فرآیند........................................................................... 31

نکته:................................................................................................................... 31

نمودار جریان فرآیند................................................................................................. 32

چگونه یک نمودار جریان فرآیند رسم می‌کنیم؟............................................................. 32

علایم رسم جریان فرآیند.......................................................................................... 32

نمودار جریان فرآیند ساده‌سازی شده......................................................................... 36

سنجش عملکرد جاری فرآیند.................................................................................... 37

نمودار جریان‌ داده‌ها Run chartو................................................................................ 39

چگونه یک نمودار جریان داده‌ها رسم می‌کنیم؟............................................................ 39

علل تغییرات عملکرد یک فرآیند................................................................................. 39

مقایسه علل......................................................................................................... 40

جدول مقایسه علل و علل خاص................................................................................ 40

چگونه علل عام تغییرات را از علل خاص تشخیص دهیم:................................................ 41

قانون طوفان فکری.................................................................................................. 43

درک عوامل موثر بر تغییرات عملکرد یک فرآیند.............................................................. 43

سیر کار در مرحله Uو.............................................................................................. 43

بخش چهارم – تعیین علل ریشه‌ای بروز مشکلات در فرآیند و ارائه راه‌حل

مرحله 4 – تعیین علل ریشه‌ای بروز مشکلات.............................................................. 47

نمودار همگرایی Affinity Diagramو............................................................................ 48

چگونه یک نمودار همگرایی تهیه کنیم؟....................................................................... 48

نمودار علت و معلوم Fish Bone Diagramو.................................................................. 49

نحوه رسم نمودار استخوان ماهی............................................................................. 49

رسم نمودار علت و معلول فرعی............................................................................... 50

مرحله 5 – انتخاب یک مورد ارتقاء (Select)و................................................................ 50

تکمیل مرحله Sو.................................................................................................... 50

موارد ارتقاء........................................................................................................... 50

روش گروه اسمی .. (Nominal Group Technique)و...................................................... 51

چگونگی انجام روش گروه اسمی (روش کارت امتیاز).................................................... 51

فرم روش گروه اسمی............................................................................................. 51

روش رأی‌گیری متعدد ...Multivotingو.......................................................................... 52

چگونگی انجام رأی‌گیری متعدد................................................................................. 52

جدول اولویت‌بندی و انتخاب...................................................................................... 52

چگونگی استفاده از جدول اولویت‌بندی و انتخاب........................................................... 52

بخش پنجم – چرخه بهره‌وری

مرحله 6 – طرح‌ریزی اجرای مورد ارتقاء........................................................................ 58

برنامه‌ریزی برای ارتقاء............................................................................................. 58

مرور طرح جمع‌آوری داده‌ها....................................................................................... 60

مرحله 7 – اجرای آزمایشی ارتقاء فرآیند انتخابی.......................................................... 60

مرحله 8 – بررسی نتایج و اثرات اجرای آزمایشی طرح تغییر فرآیند.................................... 60

مرحله 9 – انجام اقدامات مناسب.............................................................................. 61

بخش ششم – فرم‌های خام موردنیاز در کار عملی ارتقاء فرآیند براساس تکنیک

بخش هفتم – ارتقای فرآیند صدور حکم مأموریت در مرکز تحقیقات راه‌آهن جمهوری اسلامی ایران

اداره کل راه‌آهن آذربایجان کمیته بهره‌وری اداره مالی..................................................... 87

وضعیت کاهش نیروی انسانی شاغل در واحد صدور اسناد.............................................. 89

بیان فرصت........................................................................................................... 89

نام فرآیند داده‌پردازی اطلاعات حقوق و دستمزد واحد – صدور اسناد................................. 92

تحلیل آماری بهره‌وری حاصله از اجراء فرآیند جدید داده‌پردازی........................................... 99

الف) هزینه صرفه‌جویی شده از محل حذف چاپ ادیت.................................................... 99

ب) هزینه صرفه‌جویی شده از محل جذب نیروی کار جدید............................................... 99

اداره کل راه‌آهن شمال غرب بهبود مستمر – با استفاده از روش focus – PDCAو................. 101

بیان فرصت........................................................................................................... 103

تحلیل آماری فرآیند................................................................................................. 111